Интеграция Smartaccounts с WooCommerce

Если заказы магазина приходится переносить в бухгалтерскую программу вручную, это отнимает время каждую неделю и приводит к ошибкам: неверная ставка НДС, дубли клиентов, платежи, которые не удаётся сопоставить со счётом. Мы подключаем Ваш магазин на WooCommerce (или обычный сайт на WordPress) к Smartaccounts так, чтобы счета создавались по заказам автоматически, а бухгалтер находил их в нужном месте.

Smartaccounts здесь основная система. Другие программы, такие как Fortnox, Xero, Directo и Merit, это отдельные работы с собственными страницами, например Merit Aktiva и Directo: у каждой своя модель данных и свой API.

Что входит в работу

• Обзор текущей настройки. Смотрим счета, правила НДС и нумерацию в Smartaccounts, а также то, что уже работает в магазине.
• Выбор подхода. После обзора решаем, подойдёт ли готовый плагин или лучше решение на базе API Smartaccounts. Выбор зависит от Вашего процесса обработки заказов.
• Счета по заказам. Счёт создаётся в нужный момент (например, при поступлении оплаты или выполнении заказа) с верным номером, датой и сроком оплаты.
• Клиенты. Частные лица и компании различаются, передаются регистрационный код и номер плательщика НДС, повторный клиент не создаёт дубль.
• Товары и услуги. Товары магазина сопоставляются с артикулами Smartaccounts по SKU, вместе со счетами продаж и единицами измерения. Доставка и скидки выводятся отдельными строками.
• Сопоставление НДС. Основная ставка Эстонии, сниженные ставки, нулевая ставка, продажи в ЕС и за его пределы привязываются к нужным кодам НДС в Smartaccounts.
• Сверка платежей. Оплата через банковскую ссылку, картой или переводом отмечает счёт как оплаченный, и бухгалтеру не нужно подтверждать поступления вручную.
• Электронные счета и отправка. Клиент получает счёт в PDF или как e-invoice, если это требуется и поддерживается Вашим тарифом.
• Возвраты и кредитные счета. По отменённому или возвращённому заказу создаётся кредитный счёт.
• Обработка ошибок. Если счёт создать не удалось (например, нет артикула), заказ получает пометку, и Вы можете отправить счёт повторно одним нажатием.

Что нам понадобится от Вас

• API-ключи Smartaccounts и сведения о Вашем тарифе.
• Доступ администратора к WordPress и WooCommerce.
• Требования бухгалтера: когда выставлять счёт, какие счета использовать, нужны ли e-invoice.
• Примеры заказов с особыми случаями (клиент из-за рубежа, скидка, возврат).

Типичные проблемы, которые мы решаем

Чаще всего трудности возникают с НДС для зарубежных клиентов, с различием названий товаров в магазине и в программе, а также со счетами, выставленными до поступления оплаты. Каждый случай проверяем на тестовых заказах до запуска.

Что в работу не входит

• Настройка плана счетов и учётных правил: это задача Вашего бухгалтера.
• Другие бухгалтерские системы оформляются отдельной работой.
• Настройка оплаты и доставки в магазине: см. интеграции платежей и доставки.

Кому это подходит

Подходит магазину, который регулярно получает заказы и где ручное выставление счетов стало обузой. Если магазина ещё нет, начните с создания магазина на WooCommerce. При нестандартном процессе заказов мы можем сделать подключение как отдельный плагин.