Smartaccounts liidestamine WooCommerce e-poega

Kui e-poe tellimused tuleb raamatupidamisprogrammi käsitsi üle kanda, läheb sellele iga nädal aega ja vigu tuleb ikka ette: vale käibemaksumäär, topelt klient, makse, mida ei saa arvega kokku viia. Liidestame sinu WooCommerce’i poe (või tavalise WordPressi saidi) Smartaccountsiga nii, et arved tekivad tellimuse põhjal ise ja raamatupidaja näeb need õiges kohas.

Smartaccounts on selle töö põhisüsteem. Teised programmid, näiteks Fortnox, Xero, Directo ja Merit, on eraldi tööd: neid käsitleme eraldi lehtedel, näiteks Merit Aktiva ja Directo, sest andmemudel ja API on igal programmil teistsugune.

Mida töö sisaldab

• Olemasoleva seadistuse ülevaatus. Vaatame, milline arvelduskonto, käibemaksureeglid ja numeratsioon sul Smartaccountsis on ning mis poes juba töötab.
• Lahenduse valik. Pärast ülevaatust otsustame, kas sobib valmis plugin või on parem otse Smartaccountsi API-ga ühendatud lahendus. Valik sõltub sinu tellimusvoost, mitte plugina reklaamist.
• Arved tellimuste põhjal. Müügiarve luuakse õigel hetkel (näiteks makse laekumisel või tellimuse täitmisel) ja saab õige numbri, kuupäeva ning maksetähtaja.
• Kliendid. Eraklient ja ettevõte eristatakse, registrikood ja KMKR-number kantakse üle ning korduvkliendist ei teki duplikaati.
• Tooted ja teenused. Poe tooted seotakse Smartaccountsi artiklitega SKU alusel, koos müügikontode ja ühikutega. Transport ja allahindlused tulevad arvele eraldi ridadena.
• Käibemaksu vastendus. Eesti 24% määr, vähendatud määrad, nullmäär ning ELi-sisene ja kolmandatesse riikidesse müük seotakse õigete Smartaccountsi käibemaksukoodidega.
• Maksete sobitamine. Pangalingi, kaardi- või ülekandemakse märgitakse arvele tasutuks, et raamatupidaja ei peaks laekumisi käsitsi kinnitama.
• E-arved ja arve saatmine. Kliendile saadetakse arve PDF-ina või e-arvena, kui see on nõutud ja sinu pakett seda toetab.
• Tagastused ja kreeditarved. Tühistatud või tagastatud tellimuse põhjal tekib kreeditarve.
• Veahaldus. Kui arve ei saa tekkida (näiteks puuduv artikkel), jääb tellimusele märge ja saad selle ühe klikiga uuesti saata.

Mida me sinult vajame

• Smartaccountsi API-võtmed ja teadmine, millist paketti kasutad.
• Administraatori ligipääs WordPressi ja WooCommerce’ile.
• Raamatupidaja soov: millal arve tekib, milliseid kontosid kasutada, kas vajad e-arveid.
• Näidistellimused erinevate juhtumitega (välismaa klient, allahindlus, tagastus).

Tüüpilised probleemid, mida lahendame

Kõige sagedamini on murekohaks käibemaks välismaa klientide puhul, tootenimede erinevus poes ja programmis ning arved, mis tekivad enne makse laekumist. Neid kontrollime testtellimustega enne live-keskkonda viimist ning dokumenteerime lühidalt, mis millal arvele jõuab, et ka raamatupidaja saaks voogu kontrollida. Enne muudatusi teeme alati varukoopia ja töötame sinu olemasoleval saidil.

Mis jääb tööst välja

• Kontoplaani ja raamatupidamisreeglite seadistamine: seda teeb sinu raamatupidaja.
• Muud raamatupidamisprogrammid on eraldi töö.
• Maksete- ja tarnelahenduste seadistus poes: vaata makse- ja tarneliidesed.

Kellele see sobib

Sobib e-poele, mis saab regulaarselt tellimusi ja kus arvete käsitsi sisestamine on muutunud tüütuks. Kui poodi veel ei ole, alusta WooCommerce’i poe loomisest. Väga erilise tellimusvooga poele ehitame vajadusel eraldi pluginana.