Э-счета и PDF-счета из WooCommerce: Finbite и другие операторы

У магазина на WooCommerce, который продаёт эстонским компаниям, со счетами обычно две проблемы. Во-первых, подтверждение заказа WooCommerce не является счётом: в нём нет номера счёта, регистрационного кода и номера плательщика НДС продавца, ставки НДС по строкам и срока оплаты, поэтому бухгалтер оформляет счета потом вручную. Во-вторых, корпоративные клиенты всё чаще просят электронный счёт (э-счёт), который попадает прямо в их бухгалтерскую программу, а не PDF во вложении письма. С 1 июля 2025 года покупатель, зарегистрировавшийся в Коммерческом регистре как получатель э-счетов, вправе требовать от продавца э-счёт; касается ли это Ваших клиентов и каких именно, уточните у бухгалтера.

Мы настраиваем магазин так, чтобы по каждому заказу автоматически создавался корректный PDF-счёт, который прикрепляется к письму о заказе и доступен для скачивания в личном кабинете, а корпоративные клиенты, которым нужен э-счёт, получали машиночитаемый счёт через эстонского оператора э-счетов, например Finbite (бывший Omniva Arvekeskus) или Unifiedpost (бывший Fitek). Мы выполняем техническую настройку; содержание счетов, ставки налога и бухгалтерскую сторону подтверждает Ваш бухгалтер.

Что входит в работу

• Установка плагина и шаблон счёта. Устанавливаем и настраиваем плагин PDF-счетов (например, WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips) и адаптируем шаблон под Ваш логотип, реквизиты и языки магазина. На счёте указаны название продавца, регистрационный код, номер плательщика НДС, адрес и IBAN, данные покупателя, номер и дата счёта, срок оплаты, а также ставка и сумма НДС по каждой строке.
• Серия номеров счетов. Номер счёта не совпадает с номером заказа и идёт последовательно без пропусков: счёт создаётся при подтверждении заказа, а не для каждой брошенной корзины. Согласуем формат и начальный номер, чтобы серия продолжала Вашу существующую нумерацию.
• Правила НДС. Настраиваем налоговые классы WooCommerce так, чтобы стандартная ставка и исключения считались по строкам правильно, а в счёте выводились итоги НДС по ставкам. Для плательщика НДС из другой страны ЕС применяется обратное начисление: номер покупателя проверяется в VIES, счёт выставляется с НДС 0% и соответствующей отметкой.
• Кредитные счета. При возврате или частичной отмене заказа создаётся кредитный счёт, который ссылается на исходный счёт и имеет собственную серию номеров.
• Счёт клиенту. PDF прикрепляется к письму о заказе и доступен для скачивания в личном кабинете в разделе заказов. Вы можете повторно отправить или массово скачать те же счета из панели администратора.
• Подключение оператора э-счетов. Подключаем магазин к API Finbite, Unifiedpost или другого оператора, чтобы счета отмеченным корпоративным клиентам отправлялись как э-счета автоматически. Если Ваша бухгалтерская программа уже связана с оператором, разумнее может быть отправлять э-счета из неё; какой путь выбрать, решаем после обзора.
• Сопоставление данных заказа. Определяем, как данные заказа – регистрационный код покупателя, строки, количества, цены, ставки налога, скидки и доставка – попадают в поля XML э-счёта по европейскому стандарту EN 16931. В оформление заказа добавляем поля для названия компании, регистрационного кода и номера плательщика НДС.
• Тестовые счета с бухгалтером. Создаём по тестовым заказам счета и кредитные счета, разбираем их вместе с Вашим бухгалтером и отправляем тестовый э-счёт, чтобы убедиться, что он доходит через оператора и корректно открывается в программе получателя.

Типичные ситуации

Оптовый магазин, чей крупный клиент или государственное учреждение зарегистрировались получателем э-счетов и больше не принимают PDF-счета. Бухгалтер, который вручную оформляет в бухгалтерской программе счета по заказам WooCommerce и тратит на это несколько дней каждый месяц. Магазин, продающий компаниям из ЕС, но неверно считающий НДС, потому что номер плательщика НДС при оформлении заказа не проверяется. Магазин с пропусками в нумерации счетов, потому что плагин создавал счёт на каждый заказ, включая отменённые и неоплаченные.

Что нам понадобится от Вас

• Доступ к панели администратора WordPress и при необходимости к серверу.
• Реквизиты компании: регистрационный код, номер плательщика НДС, IBAN, логотип и языки счетов.
• Контакт бухгалтера и решение о начальном номере серии и о том, нужны ли кредитные счета.
• Договор с оператором э-счетов и ключи API либо доступ к бухгалтерской программе, если отправляем э-счета.
• Подтверждение правил НДС: какие товары являются исключениями и продаёте ли Вы компаниям из других стран ЕС.

Что не входит в работу

• Бухгалтерские и налоговые консультации: когда применять обратное начисление или как отразить счёт в учёте, определяет Ваш бухгалтер.
• Заключение договора с оператором и его оплата – договор с Finbite или Unifiedpost Вы заключаете сами, при необходимости подскажем.
• Синхронизация заказов и счетов с бухгалтерской программой – это отдельная услуга, см. интеграцию с Merit Aktiva или интеграцию со SmartAccounts.
• Настройка способов оплаты и пакоматов – см. эстонские платежи и пакоматы в WooCommerce.

Кому это подходит

Подходит магазину на WooCommerce, который хотя бы частично продаёт компаниям и хочет получать корректный счёт по каждому заказу без ручной работы. Если Ваши цены, остатки и счета ведутся в Directo или Erply, начните лучше с интеграции с Directo; если корпоративным клиентам нужны собственные прайс-листы и оплата по счёту с отсрочкой, правильная отправная точка – B2B-магазин.