E-arved ja PDF-arved WooCommerce’is: Finbite ja teised operaatorid

Eesti ettevõtetele müüval WooCommerce’i poel on arvetega tavaliselt kaks muret. Esiteks ei ole WooCommerce’i tellimuse kinnitus arve: sellel puudub arve number, müüja registrikood ja KMKR-number, ridade käibemaksumäär ja maksetähtaeg, nii et raamatupidaja koostab arved hiljem käsitsi. Teiseks küsivad ärikliendid üha sagedamini e-arvet, mis jõuab otse nende raamatupidamistarkvarasse, mitte PDF-i e-kirja manuses. Alates 1. juulist 2025 võib ostja, kes on end e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks märkinud, nõuda müüjalt e-arvet; kas ja keda see Sinu klientide seas puudutab, täpsusta raamatupidajaga.

Seadistame poe nii, et iga tellimuse kohta sünnib automaatselt korrektne PDF-arve, mis läheb kaasa tellimuse e-kirjaga ja on kliendikontolt alla laaditav, ning e-arvet vajavatele äriklientidele saadetakse masinloetav arve läbi Eesti e-arve operaatori, näiteks Finbite’i (endine Omniva Arvekeskus) või Unifiedposti (endine Fitek). Meie teeme tehnilise seadistuse; arvete sisu, maksumäärad ja raamatupidamisliku poole kinnitab Sinu raamatupidaja.

Mida töö sisaldab

• Arveplugina paigaldus ja mall. Paigaldame ja seadistame PDF-arvete plugina (näiteks WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips) ning kohandame malli Sinu logo, rekvisiitide ja poe keeltega. Arvel on müüja nimi, registrikood, KMKR-number, aadress ja IBAN, ostja andmed, arve number ja kuupäev, maksetähtaeg ning iga rea käibemaksumäär ja -summa.
• Arvete numbriseeria. Arve number on tellimuse numbrist eraldi ja järjestikune ilma aukudeta: arve koostatakse alles tellimuse kinnitamisel, mitte iga poolelijäänud ostukorvi kohta.
• Käibemaksureeglid. Seadistame WooCommerce’i maksuklassid nii, et tavamäär ja erandid arvutatakse ridade kaupa õigesti. Teise EL-i liikmesriigi käibemaksukohustuslasele rakendub pöördmaksustamine: ostja KMKR-numbrit kontrollitakse VIES-registrist ja arve koostatakse 0% käibemaksuga koos vastava märkega.
• Kreeditarved. Tagastuse või osalise tühistamise puhul koostatakse kreeditarve, mis viitab algsele arvele ja saab oma numbriseeria.
• Arve kliendile. PDF lisatakse tellimuse e-kirjale ja on kliendikontol tellimuste all alla laaditav.
• E-arve operaatori ühendus. Ühendame poe Finbite’i, Unifiedposti või muu operaatori API-ga, nii et märgitud äriklientide arved saadetakse e-arvena automaatselt. Kui Sinu majandustarkvara on juba operaatoriga liidestatud, võib olla mõistlikum saata e-arved sealt; kumb tee, otsustame pärast ülevaatust.
• Tellimuse andmete vastendamine. Määrame, kuidas tellimuse andmed – ostja registrikood, read, kogused, hinnad, maksumäärad, soodustused ja transport – jõuavad e-arve XML-i väljadele Euroopa standardi EN 16931 järgi. Kassasse lisame väljad ettevõtte nime, registrikoodi ja KMKR-numbri jaoks.
• Testarved koos raamatupidajaga. Koostame proovitellimustest arved ja kreeditarved, vaatame need koos Sinu raamatupidajaga üle ja saadame test-e-arve, et see jõuaks operaatori kaudu kohale ja avaneks vastuvõtja tarkvaras õigesti.

Tüüpilised olukorrad

Hulgimüügiga tegelev pood, kelle suurklient või riigiasutus on end e-arve vastuvõtjaks registreerinud ega võta PDF-arveid enam vastu. Raamatupidaja, kes koostab WooCommerce’i tellimuste põhjal arved käsitsi majandustarkvaras. Pood, mis müüb EL-i ettevõtetele, aga arvutab käibemaksu valesti, sest kassas ei kontrollita KMKR-numbrit. Pood, mille arvete numbriseerias on augud, sest plugin koostas arve iga tellimuse loomisel, ka tühistatud ja maksmata jäänud tellimuste kohta.

Mida me sinult vajame

• Ligipääs WordPressi halduspaneelile ja vajadusel serverile.
• Ettevõtte rekvisiidid: registrikood, KMKR-number, IBAN, logo ja arve keeled.
• Raamatupidaja kontakt ning otsus, millisest numbrist seeria algab ja kas vajad kreeditarveid.
• E-arve operaatori leping ja API-võtmed või ligipääs majandustarkvarale, kui e-arveid saadame.
• Kinnitus käibemaksureeglitele: millised tooted on erandid ja kas müüd teiste EL-i riikide ettevõtetele.

Mis jääb tööst välja

• Raamatupidamis- ja maksunõustamine: millal pöördmaksustada või kuidas arvet raamatupidamises kajastada, ütleb Sinu raamatupidaja.
• Operaatori lepingu sõlmimine ja selle tasud – lepingu Finbite’i või Unifiedpostiga sõlmid ise, vajadusel juhendame.
• Tellimuste ja arvete sünkroniseerimine majandustarkvarasse – see on eraldi teenus, vaata Merit Aktiva integratsioon või SmartAccountsi integratsioon.
• Maksemeetodite ja pakiautomaatide seadistus – vaata Eesti maksed ja pakiautomaadid WooCommerce’is.

Kellele see sobib

Sobib WooCommerce’i poele, mis müüb vähemalt osaliselt ettevõtetele ja tahab, et iga tellimuse kohta oleks korrektne arve ilma käsitööta. Kui Sinu hinnad, laoseis ja arved elavad Directos või Erplys, alusta pigem Directo integratsioonist; kui ärikliendid vajavad oma hinnakirju ja arvega maksmist maksetähtajaga, on õige lähtekoht B2B e-pood.